为进一步加强会务管理，规范会务制度，理顺会务工作程序，明晰会务工作职责，根据建设节约型校园的有关精神，特制定本办法。

一、会务管理的范围

1、学院行政楼会议室（F2—11、F3—01、F3—11）表演厅、瑞耕堂、美术馆二楼会议室的水榭接待室，由院办统筹协调安排使用。

2、学院会务工作由院办组织协调，主要负责会议或重大活动的事务性工作。

3、后勤会务中心主要承办会场布置（会标制作、桌椅排放、花卉茶水，投影音响等），提供来宾校内吃住安排和票务服务等。

4、各部门（处、系、部、中心、馆）主办或承办的有关会议、活动、培训和接待等，有关会务服务保障工作直接和后勤会务中心联系。后勤会务中心负责会务场所的日常管理，按部门要求提供优质会务服务保障工作。

5、凡是非校内会务活动所用会务场所，如带有商业性质的则实行有偿使用。

6、凡是使用学院经费（包括专项经费等）并由学院或各部门主办、承办、协办的各级各类会议、培训和重大活动，其相关公务费用，由后勤会务中心按相关程序从各部门的专项或办公经费中支出。

二、会务管理的程序

1、凡需要校内提供会务接待的部门，须至少提前一天与会务中心网上预约，说明接待时间、人数、标准和要求，由会务中心具体安排接待工作。

2、凡需要校内提供会务场所的部门，须至少提前一周与会务中心网上预约，由会务中心具体安排会务的保障工作。

三、会务管理的审批

1、每年年初，由各部门根据全年工作的重点，提出当年召开会议或举办重大活动的计划，报院办汇总备案，经分管院领导同意后，报院长办公会审批。

2、院长办公会议审批后，各部门确认全年拟召开的重要会议和拟举办的重大活动（培训），说明会议或活动的规格、经费预算、实施方案等事项。

3、计划外临时确定召开的主要会议或举办的重大活动，由主办或承办的部门提供具体方案及经费预算，经院领导审批同意后，报院办协调组织实施，有关经费从相关部门专项或办公经费中支出。